Para que uma assembleia ocorra sem problemas, o primeiro passo é saber convocá-la corretamente. Confira neste texto a forma certa de convocar uma assembleia para o seu condomínio.

Como tudo que se refere à assembleia, é de extrema importância que a convocação respeite a convenção do condomínio. Ela é o primeiro contato que os condôminos terão com a assembleia e é importante não deixar brechas na mesma. Como a primeira impressão é a que fica, é muito importante que a pauta esteja bem estruturada e definida.

É preciso se atentar para passar as informações necessárias de forma clara e específica. Por exemplo, esclarecer se um assunto deverá ser apenas discutido ou se é preciso que ele seja votado.

De acordo com a convenção e a lei

Um dos erros que causa a impugnação judicial de diversas assembleias é o caso em que a convocação não atende à convenção e à lei. Por exemplo, quando nem todos os residentes recebem a convocação da assembleia.

O correto é que os condôminos residentes recebam a convocação na portaria e assinem um protocolo de recebimento. Já aos não-residentes, deve-se enviar um aviso pelos correios. Por isso, é essencial que a administradora possua os dados dos condôminos sempre atualizados. Dessa forma, também é possível comprovar que todos foram avisados, caso seja preciso. Caso a convenção não deixe explicito qual a forma que os condôminos devem ser convocados, pode-se realizar a convocação por e-mail, também sendo necessário uma comprovação de que todos foram convocados.

Outro problema que também pode ocorrer é quando a convocação não menciona qual o período de tempo entre o recebimento da convocação e a realização da assembleia. Considere se há casos de condôminos que residem em outro estado e avalie o tempo necessário para que eles tenham a possibilidade de comparecer.

Determinando o local da assembleia

O local também pode ser determinado de acordo com a convenção. Alguns empreendimentos exigem que a reunião ocorra em suas dependências. Outros, como em condomínios de veraneio, exigem que a reunião ocorra na capital.

Quem deve convocar a assembleia?

A lei explica que, anualmente, o síndico deve convocar uma assembleia para aprovação de orçamento, contribuição dos condôminos, prestação de serviços ou até eleger um substituto ou e alterar o regime interno. Caso o síndico não convoque a assembleia, a mesma pode ser convocada por um quarto dos condôminos.

Definindo a pauta da assembleia

É importante que as pautas da assembleia estejam muito bem definidas e que seja esclarecido o que gostaria de ser discutido e votado e o que realmente será discutido e votado. Isso porque, contemplar muitos assuntos diferentes pode alongar a assembleia mais do que necessário e fazer dispersar dos temas principais.

O recomendado é que a pauta contemple, no máximo, cinco temas diferentes. Caso exista uma quantidade maior de assuntos de extrema importância, o ideal é marcar uma segunda assembleia para uma outra data.

Cuidados com pautas polêmicas

Existem alguns temas que precisam de cuidado extra para serem discutidos.  Entre eles: destituição de síndico,  aprovação de contas que já causaram problemas, obras grandes e assuntos do tipo. O melhor a se fazer quando tratar de temas deste tipo é diminuir a pauta, já prevendo que o assunto vai necessitar de mais tempo para ser debatido.

Em caso de destituição do síndico, o edital já deve prever um esclarecimento sobre a gestão, possibilidade de renúncia, destituição do cargo e votação para eleger um novo síndico para complementar o mandato.

Aprendeu um pouco mais sobre como convocar uma assembleia da forma correta? Acesse nosso blog e veja mais dicas sobre administração de condomínios.